3 + 1 způsob, jak předávat informace
„Psát o tom, jak se v dnešní době vyznat v informacích, jak komunikovat v týmu a zároveň se v tom cítit dobře, je náročné. Každá z otázek se totiž dá uchopit z mnoha úhlů pohledu. Rozhodl jsem proto sdílet vlastní zkušenost, kterou jsem za poslední půlrok obohatil o hlubší poznání v oblastech, jako je kritické myšlení, všímavost i mezilidská komunikace v různých on-line podobách,“ začíná František Birnbaum. Jak se má šéf rozhodnout, co je důležité vědět, sdílet a řešit? A jak svým lidem říkat negativní zprávy a přitom se z toho sám nezbláznit?
1. Práce s informacemi
Používejte méně informačních zdrojů, ale dbejte na to, aby byly ověřené, a víc se zaměřte na faktickou stránku. Vládní nařízení nebo zákazy nezměníte, a proto je vnímejte čistě informačně a svoji energii směřujte k tomu, co můžete ovlivnit. Nezapomínejte, že i z nečekaných obratů se můžeme ledasco naučit.
Informace, které předáváme dál v týmu, by měly být srozumitelné. Jednou z dovedností manažera je otevřenost, ale v této době je vhodné komunikovat situačně. Nemusíte se zaměstnanci nutně sdílet každou informaci. Spíš naopak! Často je důležitější ochránit je před zahlcením a nejistotou.
Lidé v týmu by měli dostat možnost vyjádřit nesouhlas a doptávat se, zvlášť pokud jde o nepopulární zprávy. Manažer by to měl ustát a poskytnout zaměstnancům oporu a odpovědi na jejich otázky.
2. Metafora hostitele
V souvislosti s manažerskou komunikací se nabízí metafora lídra jako hostitele na večírku. Jde o různé pozice a role, které je možné využít při komunikaci s týmem a střídat s ohledem na situaci v podniku nebo podle reakcí a postoje zaměstnanců.
První pozice se nazývá z pódia – manažer je středem pozornosti a může své lidi nadchnout pro nové nápady a vize. Dále může být lídr mezi lidmi, to znamená jedním z mnoha. Díky tomu se víc přiblíží zaměstnancům a pozná, co se děje „uvnitř“. Třetí pozicí je pohled z balkonu – manažer má nadhled, zpovzdálí sleduje tým, který šlape samostatně, a příliš do něj nezasahuje. Zároveň je však připravený svým lidem poradit a podpořit je.
Poslední pozice je manažerům asi nejbližší – říká se jí pozice z kuchyně. Tam se všechno připravuje a tvoří společně. Některé změny se totiž v provozu uchytí jedině tehdy, když je u nich lídr přítomný od začátku do konce a zapojí do spolupráce ideálně celý tým.
Kromě pozic zastává manažer i různé role, stejně jako hostitel na večírku. Podle situace zapojuje lidi do komunikace, propojuje je a povzbuzuje, stará se o ně a vytváří bezpečné prostředí.
3. Všímavost
Při rozhodování o přístupu k informacím a zaměstnancům může lídrovi pomáhat všímavost. Vysvětlit se to dá na příkladu negativních zpráv, které nás mohou zaměstnávat víc, než se zdá. Obvykle je sice rychle přijmeme a pokračujeme ve své činnosti, ale zprávy se dál zpracovávají na pozadí. Často jsme pak nerudní a v napětí, aniž bychom tušili proč. Právě všímavost je způsob, jak vzít své pocity na vědomí dřív, než informace ovlivní naše chování a prožívání.
Nejprve stačí zamyslet se nad tím, „co to se mnou dělá“. Zastavte se a zkuste pojmenovat, jestli ve vás informace vyvolává nějakou emoci. Třeba si jen řekněte, že vás to naštvalo, uvědomte si to a jděte od toho. Učíme se tím vnímat přítomný okamžik, prožít ho a nenést si ho s sebou dál.
Všímavost nás může naučit zůstávat v přítomném okamžiku a nevěnovat se ani minulosti, ani budoucnosti. Žít teď a tady. Začněte s všímavostí u sebe a postupně si všímejte i okolí, svých lidí a jejich pocitů. Posilujte tak empatii, která je užitečnou dovedností každého dobrého manažera.
Rada na závěr
K informacím se vyplatí přistupovat s otevřenou myslí a brát si z nich především to, co je pro nás samotné důležité a co můžeme změnit. Darwin prohlásil: „Nejsilnější není ten, kdo přežije, ani ten nejinteligentnější, ale ten, kdo se dokáže nejlépe přizpůsobit.“ Proto má význam hledat cesty, kterými se dá chodit, i když zatím nejsou prošlapané.
Moc vám držím palce, ať se vám podaří třeba jen drobné posuny, protože i malá změna k lepšímu nám přidává energii na ty velké.
3 tipy navíc
- V nestabilních časech je dobré informovat tým průběžně. Posiluje to pocit bezpečí a týmovosti.
- Sdílení informací si dobře načasujte. Zprávy by se k týmu neměly dostat oklikou z jiných zdrojů.
- Důležité je týmu předat nejen informace, ale taky priority, na které má vliv i vnější situace. Manažerům tak často nezbývá tolik prostoru na „CO“ a řeší jen otázku „JAK“. Pokuste se provázat priority s fungováním týmu a zodpovídejte jim při tom důležitou otázku: „Co je v tom pro nás?“
Líbil se vám článek?
Sledujte naše novinky. Každý druhý pátek vám je pošleme.
