„Catering vás nikde nenaučí. Na hotelovce nepochytíte ani cit pro to, jak to má vypadat, ani se nedozvíte, jak zapojit elektřinu,“ říká Milada Janáková, ředitelka cateringu White Circus. Plánování a přípravy mají svoje pořadí a zásady. Ta první zní: rozfázujte to!

1. Mluvte s klientem
Do cateringové společnosti volá buď agentura, nebo finální klient. V prvním případě stačí předat hotový návrh, v tom druhém se začíná dotazníkem, který vyplňuje event manažer a zákazník. Nepředstavujte si ale papíry s kolonkami – jde o schůzku, ideálně na místě konání, nebo o telefonát, během nichž se pokládají základní otázky:

„S klientem procházíme celý průběh akce. Řešíme šatnu, odškrtávání hostů, hostesky, welcome drink a kanapky na úvod, zahájení akce a hlavní část programu. Další důležitou otázkou je samozřejmě CO a JAK,“ popisuje Milada. Řeč přijde nejen na menu (musí zohlednit klientovy preference), typ akce i hostů, alergie, ale také na způsob podávání. Nabízejí se 3 varianty:

„S klienty hodně mluvíme a dáváme jim tím vodítko, jak by akce mohla vypadat. Nevytváříme s nimi jenom menu, ale často i celkový koncept. I proto se v první fázi ptáme, proč se akce pořádá, proč se ti lidé setkávají,“ dodává Milada. Event manažer se stává průvodcem, který neudává směr, ale ví, jak zařídit, ulehčit a rozvrhnout cestu. Na konci dotazníku vzniká první představa, včetně dekorace, nápojové nabídky, oblečení obsluhy, inventáře a technických opatření.

2. Předložte nabídku
Druhá fáze probíhá v kanceláři – posbírané informace musí dostat jasnou formu. Ta pak putuje ke klientovi a čeká na jeho souhlas. Event manažer začne navrhovat menu a oslovovat dodavatele květin, nádobí, techniky a spol., aby mohl sestavit nabídku a kalkulaci.

„Postupně se řeší detaily a samozřejmě i cena. Nemáme pevně stanovenou částku za menu nebo za celý catering. Záleží i na tom, jak dlouho akce trvá, pro kolik je lidí nebo jak komplikované je stěhování do lokace. Nabídka se někdy třikrát změní, než klient řekne: ,Ano, tak to chci´. V tom momentě přechází další fáze,“ vysvětluje Milada.

3. Z kanceláře do kuchyně
Objednat nápoje, zajistit inventář, mobiliář a doplňkové služby, sehnat číšníky a servírky přes personální oddělení Ambiente – tyhle úkoly si musí odškrtnout event manažer. „Vlastní máme jen kuchyň a management, na všechno ostatní jsme si vytvořili databázi společností, které nám dodají nádobí, příbory, nábytek… Inventář nenakupujeme, protože trendy se rychle mění a spousta peněz by ležela v něčem, co zastarává. Máme také databázi vinařů, spolupracujeme s klukama ze Sofee a z Bugsy‘s Baru. Nechceme totiž nic dělat amatérsky, a vychovat vlastní sommeliery, baristy a barmany, to je běh na dlouhou trať,“ konstatuje Milada Janáková.

Z kanceláře se event manažer přesune do kuchyně za šéfkuchařem nebo sous chefem, a to s objednávkou, jaká jídla, v jakém čase, na jakých pozicích a v jakém množství. „Tohle je důležitý moment. Kancelář a kuchyň jsou dva týmy, které se často potkají až na akci, správně by ale měly komunikovat a spolupracovat po celou dobu příprav. Právě event manažer může kuchyni nejlépe zprostředkovat klientovy myšlenky, protože ho zná,“ zdůrazňuje Milada.

4. Recepty a tabulky
První kroky šéfkuchaře nevedou k plotně, ale k velkému stolu, u kterého je třeba vyhledat nebo vytvořit receptury, rozepsat seznamy surovin a gramáží, kontaktovat dodavatele a povolat do akce externí kuchaře. K práci v cateringové kuchyni patří i mapování – mezi meníčky najdete přesné plánky lokace, rautových i degustačních stolů.

Na každém degustačním stole servíruje jeden kuchař pouze jeden pokrm. „Degustační stoly jsme vymysleli proto, že chceme, aby host dostal jídlo přesně tak, jak má chutnat a vypadat. Při klasických rautech se šafinami si lidi nadšeně berou na talíř od všeho trochu, jenže tak vznikne zmatek. Podle nás to degraduje jídlo, práci kuchařů, a hlavně to hostovi kazí požitek,“ říká Milada.

Písemná příprava a vizualizace v kuchyni šetří čas i nervy při akci. „Když děláte raut pro tisíc lidí, potřebujete na to osmdesát až sto členů personálu. Představte si, že máte každému z nich vysvětlovat co a jak. Briefing je nutností, ale je praktické dát jim i mapku a přesný popis práce,“ radí Milada.

5. Na místo činu
Pokud se první setkání s klientem neuskuteční přímo v lokaci, je třeba vypravit se tam minimálně týden dopředu a obhlídnout si terén. „Kontroluju elektřinu a přípojky, přeměřuju dveře a vchody. Zajímá nás, kde bude zázemí, jak se budeme do prostorů stěhovat a kde můžeme zaparkovat chladicí vozy. Je dobré pohlídat si povrchy, protože do zázemí přesunujete spoustu beden a dalších věcí, které by mohly poškodit podlahy. Igelitem pokrýváme nejen zem, ale často i stěny. V galeriích by se špatně vysvětlovalo, proč je obraz od omáčky,“ poznamenává Milada.

6. Vařečky do ruky!
V kuchyni se to zpravidla rozjede dva dny před akcí. Hrubá příprava obnáší čištění, loupání, základy omáček nebo nakládání masa. Den před akcí probíhá čistá příprava – jídla se z větší části vaří v kuchyni, zbytek se předpřipravuje pro dokončení v zázemí na místě cateringu. Talíře a mísy s hotovými pokrmy se ukládají do expedičních boxů.

Této fázi někdy předchází tasting, tedy testování menu či nápojů s klientem. „Meníčka se testují velmi málo, protože je to finančně náročné, vyjde to pomalu jako malá akce. Mnohem častěji se přechutnávají vína,“ vypráví Milada.

7. Týmová záležitost
Na místo určení odjíždí nejprve event manažer s asistenty, po něm dorazí číšníci a auta s inventářem. Je tady první briefing. Ještě jednou se prochází celý prostor a někdy dojde i na administrativu. „V komerčně pronajímaných prostorách podepisujeme protokol o převzetí a pro jistotu si fotíme věci, které už byly poškozené. V budovách se zvýšenou ostrahou musíme předložit doklady celého personálu,“ říká Milada.

Stěhování, přemisťování a budování zázemí se stihne ještě před příjezdem kuchyně. Ta je v zápřahu od rána, ale na místě se objeví tak dvě a půl hodiny před příchodem hostů. To je doba, za kterou se dostaví kuchyň, vyloží chladicí vozy a přichystají degustační stoly. Nakonec se jdou všichni převléct, dají si společně personálku a poslední briefing. Opona stoupá – prostor se zaplní hosty. Případné problémy se musí řešit rychle, a přitom s klidem.

„Je důležité, aby to byla skutečně týmová práce. Za jediným večerem je někdy i několik měsíců profesního života a klapne to, jen když táhnete za jeden provaz,“ zdůrazňuje Milada.