Myšlenky pod kontrolou

Pokud jde o stres, v gastro provozu dostane každý pěknou porci. Zatímco zdravý adrenalin, tzv. eustres, nás dokáže vybudit k lepším výsledkům, dlouhodobá nepřiměřená zátěž, tzv. distres, je úhlavním nepřítelem lidského organismu a dokáže snadno nalomit naše psychické i fyzické zdraví. Spouštěčem stresu je mimo jiné špatný time management a chaos. Právě ten nám totiž brání zorganizovat si práci tak, aby zbyl prostor na zásadní prevenci – kvalitní odpočinek!

Autor knihy Zen to done: The Ultimate Simple Productivity System (ZTD) Leo Babauta porovnal různé systémy produktivity a přepracoval osvědčený způsob plánování a řízení času GTD (Getting things done) do minimalistické podoby pro všechny, kdo se marně snaží dostat myšlenky pod kontrolu a seřadit si priority.

Hlavním cílem tohoto návodu je čistá hlava, která svoji kapacitu neplýtvá na ukládání zbytečných informací, ale využívá ji k řešení důležitých úkolů. Mezi klíčové principy patří jednoduchost, plné soustředění na každou činnost a důraz na bytí tady a teď.

Šťastná čtyřka

Na cestě k efektivní organizaci a vyšší produktivitě byste si měli osvojit deset činností, Leo Babauta však nabízí zajímavou zkratku, a tak vám bude pro začátek stačit tzv. minimální ZTD – 4 základní návyky. Váš management díky nim bude mít smysl, řád, a především výsledek.

1. Shromažďování

Vypěstujte si návyk používat blok a tužku, kalendář, to-do listy nebo inbox, které vaší hlavě uleví od myšlenek na dokončené, ale hlavně na nedokončené úkoly. Právě ty nás totiž – logicky – stresují ze všeho nejvíc. Zvolte si shromažďovač, do kterého zaznamenáte (a necháte padat) veškeré starosti, nápady, podněty, povinnosti a termíny. Někomu vyhovuje telefon, jiný si poznámky zapisuje do diáře nebo je třeba hází na lístečcích do krabice od bot, taktické je však vybrat si jen jedno „úložiště“ – přemýšlet nad tím, kam jste si co zapsali, je zbytečný stresor navíc.

2. Třídění

Shromážděné informace je potřeba vytřídit. Druhý návyk vás proto nutí nic neodkládat a rychle posoudit, jak naléhavý je daný úkol. Aspoň jednou denně si znovu projděte seznam povinností a třiďte – u každé položky se rozhodněte, zda ji vyřídit hned, delegovat na někoho kompetentního, nebo přeložit na jiný den. Co nemusíte řešit tady a teď, to rovnou vyhazujte – někdy je lepší smazat i vize a nápady ze složky „do budoucna“. Pokud je myšlenka skutečně důležitá, dříve nebo později se k vám vrátí sama.

Jestli chcete některou položku z to-do listu škrtnout hned, pamatujte na tzv. pravidlo dvou minut. To říká, že když nás někdo nebo něco vyruší, dokáže mozek na danou činnost plynule navázat do dvou minut. Když úkol nemůžete dokončit sami, bez kolegů – například rozpis směn –, dejte ho do „čekárny“ a připište si k němu třeba „čekám na Karla“.

3. Plánování

Všichni by si občas přáli prodloužit den. Výrazně konstruktivnější je zkrátit seznam úkolů a zredukovat je na tzv. velké kameny – povinnosti, které chcete (nebo prostě musíte) odvalit v následujícím dni a týdnu. Neplánujte si toho tolik! Radost z poškrtaného papíru je zdravější než stres z nevyřízených bodů, které na vás „za trest“ počkají do dalšího dne.

Zaveďte ranní patnáctiminutovku, během níž si stanovíte větší celky a doplníte je několika drobnými cíli. I když máte pocit, že dneska vás neprobere ani litr kávy, začněte tím nejtvrdším oříškem, abyste na něj měli dostatek energie a času. Všední realita v provozu si dělá, co chce, takže místo abyste si celý den rozplánovali minutu po minutě, moudře si nechte v harmonogramu mezery na řešení nečekaných změn a nepředvídatelných situací.

4. Vykonávání

Multitasking je těžkým údělem každé pozice na place i v kuchyni. Přesto se snažte nepřeskakovat mezi jednotlivými úkoly a plně se soustřeďte vždy jen na jednu činnost. Podobné typy úkolů zařaďte na seznam blízko sebe, aby se mozek tolik nenamáhal střídáním odlišných aktivit, a dodržte pořadí, které jste si určili.

Při vytváření koncepčních záležitostí, jako je menu nebo plán směn, se na chvíli (klidně si ji odměřte časovačem) zavřete někam, kde vás nebudou rušit telefonáty, zprávy na messengeru, deset záložek ve vyhledávači ani dotazy kolegů. Náročnější úkoly prokládejte jednoduššími, a hlavně – odměňujte se (!) pauzami ve formě pohybu, kávy nebo čehokoli jiného, co vám dobije baterky.

Zdroj: Zen a hotovo (Leo Babauta)